Projektmanagement, Übersicht und Planung - eine unendliche Geschichte?

Matthias Klopp / 21.01.2016

Wie plane ich meine Projekte am besten?

Wie behalte ich den Überblick über meine ganzen Aktivitäten?

Ich weiß noch, wie ich früher in Firmen gesehen habe, wie die Sekretärin mit einer Wiedervorlage-Mappe zum Chef kam. Dann hat der ein paar Briefe unterschrieben, kurz mit seiner Mitarbeiterin gesprochen, was wann wieder in die Vorlage sollte und das war's. Keine App auf dem Smartphone, keine großen Projektsteuerungscharts an der Wand.

Wie haben die früher eigentlich den Überblick behalten? Ohne Computer und die ganzen Werkzeuge der digitalen Welt?

Ich weiß es nicht.

Ich weiß auch nicht, wieviele Systeme, Tools - online und offline - ich schon ausprobiert habe, um bei meinen ganzen Ideen, Projekten und Unternehmungen den Überblick zu behalten. Den ÜBERBLICK!

Für meine Artikel nutze ich zum Beispiel eine Ideenliste. Das ist ein Excel-Dokument bzw. ein "OpenOffice Calc"-Dokument. Die Liste basierte auf einer "Blog-Content"-Vorlage, die ich von einem amerikanischen Online-Marketing-Experten habe. Damit wollte ich einen Artikelplan für die nächsten Monate machen. Mit diesem "Tool" habe ich dann herumexperimentiert. Daten eingetragen, die Reihenfolge verschoben, versucht, einen sinnvollen thematischen roten Faden herzustellen.

Wie gut hat das geklappt?

Ehrlich gesagt gar nicht. Zumindest gar nicht gut. Irgendwie war es eher ein Alptraum. Wenn ich dabei eins nicht behalten habe, dann war es der Überblick. Das war eine von diesen Aufgaben, die Du immer wieder angehst, nie richtig erledigt bekommst und irgendwann genervt vor Dir her schiebst.

Die Lösung?

Seit einigen Tagen hängt zu Hause an der großen Seite unseres Kühlschranks ein Jahreskalender der Müllabfuhr. Schön übersichtlich nach Monaten und Wochen sortiert, mit verschiedenfarbigen Punkten für den Hausmüll, die Papiertonne und den grünen Punkt. Tja, irgendwie muss das eine Inspiration für mein Unterbewusstsein gewesen sein. Irgendwann kam mir der Gedanke (beim "kreativen" Waldspaziergang): Hey, such Dir mal im Internet nach Vorlagen für Jahresübersichten. Vielleicht findest Du etwas, mit dem Du Deine Artikel übersichtlicher planen kannst.

Erstes Ergebnis: Es gibt wirklich viel Schrott im Netz, wenn Du nach solchen Vorlagen für Word bzw. OpenOffice suchst.

Wochenkalender, Monatskalender, Jahreskalender, Zweijahreskalender...

Die gute Nachricht: Ich habe eine Seite gefunden, auf der es ganz wunderbare Pläne in allen denkbaren Varianten gibt: Wochenkalender, Monatskalender, Jahreskalender, Zweijahreskalender etc. Und zwar in jeweils ganz verschiedenen Untervarianten für jeden Zweck und Geschmack. Alle Vorlagen sowohl für das aktuelle Jahr als auch als Dauerkalender. In allen Dateiformaten, die das Herz begehrt: Word, Excel und PDF.

Ich habe auf jeden Fall eine wunderbare Version für meinen Artikel-Jahreskalender gefunden. Heruntergeladen, geöffnet, leicht bearbeitet und dann... was soll ich sagen?

Die Artikelplanung flutschte auf einmal und die Artikel sortierten sich quasi von selbst ein.

Dieses famose Fundstück teile ich jetzt gerne mit Dir. Bei Kalenderpedia.de findest Du Kalendervorlagen für alle Fälle:

http://www.kalenderpedia.de

Das alleine ist natürlich noch kein perfektes allumfassendes Unternehmens- und Projektmanagementsystem, aber es ist ein nützliches Puzzleteil. Außerdem sind die meisten Softwaretools zu Projektmanagement für meinen Geschmack oft zu aufwendig und zu komplex. Dabei geht die gewünschte Übersicht schnell verloren.

Denn ich habe festgestellt, dass es bei den ganzen Online-Tools ein großes Problem gibt:

Einfachheit schafft gehirngerechte Übersichtlichkeit

Das Gehirn kann mit dieser Art der Informationsaufbereitung nicht so gut umgehen. Unser Gehirn braucht visuelle und übersichtlich aufbereitete Informationen, um den Überblick zu behalten und Zusammenhänge herstellen zu können. Da eignet sich ein "Kalender", den ich ausdrucken und aufhängen kann, ganz hervorragend. Du kannst auch für verschiedene Projekte verschiedene Kalender erstellen und jederzeit einfach von Hand im Ausdruck oder digital am Computer ändern.

"Gib mir 6 Stunden, um einen Baum zu fällen,
und ich werde 4 Stunden damit verbringen,
die Axt zu schärfen."

So oder so ähnlich soll Abraham Lincoln es einst gesagt haben. Ein übersichtlicher Kalender ist in jedem Fall eine "schärfere Axt". Dies ist kein Tipp, der die Welt aus ihren Angeln hebt, aber manchmal sind es die kleinen nützlichen Dinge, die einen Unterschied machen, oder?

P.S.: Ja, ich weiß, da hätte ich auch früher drauf kommen können und nein, das ist nicht mein erster Kalender. Aber wenn Du erstmal so ein Profitool hast und denkst, hey, damit müsste es am besten gehen, dann hat man manchmal einen Knoten im Hirn.