Zeitmanagement light

Matthias Klopp

Wie Du mit minimalem Origanisations-Aufwand alles erledigt bekommst

Von Matthias Klopp

Wir alle müssen mit unserer Zeit effektiv umgehen. Wir können die Zeit ja nicht verlängern. Gerade als Gründer kommt sehr viel Arbeit auf Sie zu, so daß die Zeit schnell "knapp" werden kann. Und weil bei uns die Zeit so knapp ist - und immer knapper zu werden scheint - wurde das ,,Zeitmanagement" erfunden. Zu diesem Thema werden sehr viele Bücher, Kurse und Trainings angeboten. Nach meiner Erfahrung und nach dem, was ich von anderen höre, haben Zeitmanagement-Methoden oft einen Haken: Sie sind ziemlich umständlich und kosten schnell mehr Zeit als sie sparen.

Deshalb stellen ich hier mein eigenes kleines Zeitmanagement-System vor. Es ist ziemlich simpel und ich habe es mir in den letzten Jahren aus den Ideen anderer und meinen eigenen Erfahrungen zusammengebastelt. Mir hilft es, meine Zeit besser unter Kontrolle zu bekommen und meine Ziele zu erreichen. Mein ,,Zeitmanagement light" basiert auf drei einfachen Regeln:

1. "Die kleinen Dinge zuerst"

Oft sind es die kleinen Dinge, die wir den ganzen Tag vor uns herschieben. Ein Brief, eine E-mail oder zwei Telefonate müssten eigentlich noch erledigt oder ein Artikel gelesen werden. Aber wir haben keine Lust dazu und es ist ja auch nicht so wichtig. Das führt dazu, dass wir den Kopf nicht richtig frei haben und selbst genervt sind, wenn wir jeden Morgen wieder auf dieselben ,,Kleinigkeiten" stoßen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die kleinen Dinge morgen gleich als erstes zu erledigen. Dann haben Sie den Kopf frei und es gibt ein gutes Gefühl. Sie laufen sich mit den kleinen Dingen warm und können sich dann mit Schwung den größeren Aufgaben widmen.

2. "5 Punkte pro Tag"

Diese Idee geht auf den amerikanischen Stahlmagnaten Andrew Carnegie zurück und soll von einem Unternehmensberater stammen. Carnegie hatte sich bei dem Berater beschwert, dass es am Ende des Tages immer das unbefriedigende Gefühl hatte, nicht alles geschafft zu haben, was eigentlich gemacht werden sollte. Oft pendeln wir zwischen zwei Extremen: Wir nehmen uns zu viel vor und schaffen nicht alles. Oder wir nehmen uns nichts konkretes vor, sondern reagieren nur auf das, was kommt. In beiden Fällen fühlen wir uns schlecht, weil wir nicht so richtig vorangekommen sind. Komplizierte Prioritätensysteme zum Zeitmanagement verbreiten oft auch mehr Frust als Lust. Die einfache Idee: Schreiben Sie sich abends oder am Morgen 5 konkrete Punkte in Ihren Kalender, die Sie erledigen wollen (und können!). Meine Liste reicht heute vom Beantworten wichtiger E-mails über die Planung des Vorgehens in einer Rechtssache bis zum Überarbeiten dieses Artikels. Mit 5 klaren Aufgaben haben Sie ein überschaubares Pensum vor Augen. Es können natürlich auch einmal ein paar Punkte mehr sein. Aber 5 Punkte sind eine gute Richtschnur. Selbst, wenn Sie einmal nicht alle 5 Punkte abgehakt haben, werden Sie sichtbar vorankommen. Ich hake meine Punkte immer mit einem grünen Filzstift ab. Je mehr grüne Haken ich in meinem Kalender habe, desto besser fühle ich mich.

3. "Jeden Tag einen Schritt in Richtung Ziel"

Oft frisst uns das Tagesgeschäft auf und es bleibt keine Zeit für die Dinge, die uns in Zukunft wirklich voranbringen. Wir haben große Ziele, doch wir bleiben im Alltag stecken. Das ist auf die Dauer sehr frustrierend. Deshalb mache ich jeden Tag etwas, das für mich wichtig ist und mich meinen Zielen näher bringt. ,,Dafür habe ich keine Zeit!" - Das ist der Lieblingsspruch aller Vielbeschäftigten. Es geht gar nicht darum, sehr viel Zeit zu investieren. Das können auch ganz kleine Dinge sein: Ein Buch bestellen, einen Artikel lesen, Ziele für die Zukunft festlegen, eine E-mail an einen interessanten Menschen schreiben usw. Es geht darum, dass Sie etwas tun, was nichts mit Ihrer aktuellen Arbeit zu tun hat, sondern mit Ihrer Zukunft. Bringen Sir etwas in Gang. Der berühmte Unterschied zwischen dem, was dringend ist und dem, was wichtig ist. Machen Sie jeden Tag nur einen kleinen Schritt. In einem Jahr sind Sie Ihren Zielen ein paar hundert Schritte näher. Die meisten Menschen machen nicht einen einzigen, weil ihnen ja die Zeit dafür fehlt. Investieren Sie jeden Tag nur ein bisschen Zeit für einen kleinen Schritt und Sie werden auch Ihre großen Ziele erreichen.

Ganz kurz zusammengefasst:

1. "Die kleinen Dinge zuerst" - Erledigen Sie den Kleinkram, wenn Sie ins Büro kommen.

2. "5 Punkte pro Tag" - Machen Sie sich jeden Abend eine Liste von Aufgaben für den nächsten Tag.

3. "Jeden Tag einen Schritt voran" - Reservieren Sie sich jeden Tag etwas Zeit für Ihre Zukunft.