Ein Angebot nachfassen - Was tun, wenn nichts passiert?

Matthias Klopp

Wie Sie Angebote effektiv und professionell nachfassen oder warum Stolz und Abwarten wenig Erfolg versprechen

von Matthias Klopp


Sie haben eine Anfrage bekommen. Toll, das ist doch schon mal was. Sie setzen sich auch gleich hin, kalkulieren, recherchieren, denken nach, formulieren, beeilen sich und schicken endlich Ihr Angebot ab. Was passiert dann? Eine Woche vergeht, zwei Wochen vergehen, drei Wochen und es passiert ... nichts.

Da haben Sie sich solche Mühe gegeben und der potentielle Kunde sagt nicht mal danke?! Wie respektlos, ja unverschämt bei der Mühe, die Sie sich selbst mit dem Angebot gegeben haben. Vielen Gründern passiert das nicht 1x, nicht 2x, sondern ständig. Eine ziemlich frustrierende Erfahrung. Was tun? Natürlich fragt sich jeder, ob er vielleicht mal nachfragen sollte, das "Angebot nachfassen" wie es so schön heißt. Aber ist das nicht zu aufdringlich? Oder vielleicht sind Sie zu stolz? Soll der Kunde sich doch bei Ihnen melden, schließlich hat er bei Ihnen angefragt!

Versuchen wir das Anfrage-Angebot-Spiel einmal aus der Sicht des Kunden zu betrachten.


Warum reagiert der Kunde nicht?

Folgende Gründe kann es dafür geben, dass der Kunde nicht auf Ihr Angebot reagiert:

• Der Kunde hat Ihr Angebot gar nicht erhalten (das passiert zwar sehr selten, kommt aber durchaus vor, z.B. wenn Ihre E-mail herausgefiltert oder übersehen wurde).
  
  
• Der Kunde wartet darauf, dass Sie sich melden (das mache ich selbst auch so, denn ich will testen, ob der Anbieter professionell genug ist nachzufassen und mich wirklich als Kunden haben will).
  
  
• Der Kunde ist mit dem Angebot nicht zufrieden oder hat Fragen dazu, aber keine Lust oder Zeit, sich nochmal bei Ihnen zu melden.
  
  
• Der Kunde hat gerade Wichtigeres zu tun (und vergisst Ihr Angebot womöglich mit der Zeit).
  
  
• Der Kunde hat noch weitere Angebote bekommen und sich für einen anderen  Anbieter entscheiden (vielleicht für einen Anbieter, der sich mehr um ihn gekümmert hat).
  
  
• Der Kunde hat Ihr Angebot erhalten und findet es auch gut, die Umstände haben sich aber geändert und die Sache ist erstmal verschoben worden.

Wer richtig nachfasst, erhöht seine Auftragschancen um ein Vielfaches

Sie sehen also, es gibt viele mögliche Gründe, warum sich der Kunde nicht bei Ihnen meldet. Bei fast allen diesen Gründen entscheidet Ihr Nachfassen darüber, ob Sie den Auftrag doch noch bekommen können oder nicht. Wenn der Kunde Ihr Angebot gar nicht bekommen hat, kann er auch nicht reagieren, schließlich denkt er, Sie machen ihm gar kein Angebot. Wenn Ihr Kunde darauf wartet, dass SIE nachfassen, können Sie lange auf eine Reaktion des Kunden warten. Wenn der Kunde mit Ihrem Angebot unzufrieden ist, müssen Sie schon herausfinden, was nicht stimmt und es gegebenenfalls klären. Selbst wenn der Kunde den Auftrag gar nicht mehr vergeben will oder sich schon fest für einen anderen Anbieter entschieden hat, dann sollten Sie das auch herausfinden, damit Sie den Auftrag wenigstens abhaken und die Gründe dafür herausfinden können.

Wer nachfasst bringt Licht ins Dunkel und erhöht seine Auftragschancen ganz beträchtlich. Ich weiß selbst noch zu gut, wie ich mich anfangs tage- oder gar wochenlang um das Nachfassen eines Angebots gedrückt habe. Wie ein Tiger bin ich um das Telefon geschlichen, um mir dann doch zu sagen, "So, jetzt mache ich erst noch etwas anderes, aber dann rufe ich an." Was soll ich sagen? Fast jedes 2. Mal, wenn ich mich endlich überwunden hatte ein Angebot nachzufassen, wurde ich mit einem Auftrag belohnt. Im Laufe der Zeit habe ich für mich eine persönliche Strategie der Angebotsverfolgung entwickelt, die mir einigermaßen angenehm ist, dem Kunden nicht auf die Nerven geht und zu einer ziemlich hohen Auftragsquote führt. Ich nenne sie "Nachfassen Plus".


Meine persönliche Erfolgsstrategie: Nachfassen Plus

Was ist eigentlich das große Problem beim Nachfassen von Angeboten? Warum tun wir uns häufig so schwer damit?

Wir haben vor allem Angst, den Kunden zu bedrängen oder zu nerven (oder uns eine Absage abzuholen). Den Kunden zu nerven könnte sich für den Auftrag negativ auswirken und das wollen wir natürlich nicht. So stand ich früher auch vor dem Dilemma: Fasse ich das Angebot nicht nach, weiß ich nicht, was los ist und kann offene Punkte nicht klären. Fasse ich - zu früh - nach, nerve ich den Kunden vielleicht und die Chancen für den Auftrag sinken möglicherweise. Meine Lösung: Ich muss das Nachfassen mit etwas Positivem für den Kunden verbinden. So kam ich auf die Idee des "Nachfassen Plus". Im Zusammenhang mit dem Angebot gibt es immer eine Information, eine Neuigkeit oder einen Tipp, etwas, das man dem Kunden zukommen lassen kann. Das kann beispielsweise ein passender Artikel aus der Zeitung oder dem Internet sein oder ein Tipp aus eigener Erfahrung mit ähnlichen Aufträgen. Manchmal habe ich dem Kunden auch einfach eine aktuelle Erfolgsmeldung aus der Arbeit mit einem anderen Kunden geschickt - à la "Sehen Sie, so kann es laufen, das haben wir schon erfolgreich für andere gemacht." Manchmal war es auch ein direkter Rat in Bezug auf sein Unternehmen ("Ich habe gesehen, dass Sie ... Vielleicht sollten Sie darüber nachdenken, ..."). Auf diese Weise habe ich nicht einfach platt nachgefragt "Haben Sie mein Angebot bekommen? Bekomme ich den Auftrag?", sondern ich habe dem Kunden zusätzlich etwas geliefert, das für ihn nützlich war. Ich habe nicht einfach nur "nachgefasst", sondern den Kunden informiert, ihn auf dem Laufenden gehalten und ihm signalisiert, dass ich an ihm interessiert bin, mich in ihn hineinversetze und mitdenke. Für mich hat dieses "Nachfassen Plus" bei Angeboten hervorragend funktioniert.


Wann und wie oft sollte ich ein Angebot nachfassen?

Meine Faustregel wie oft ein Angebot nachgefasst werden sollte, wenn der Kunde sich nicht meldet und der Auftrag noch nicht entschieden wurde: Drei Mal.

Das erste Mal sollte gleich einige Tag nach der Zusendung des Angebots erfolgen. Allein um sicherzustellen, dass der Kunde das Angebot auch tatsächlich erhalten hat. Normalerweise lässt sich bei diesem ersten Nachfassen auch schon herausfinden, wann der Kunde über das Angebot entscheiden wird. Meldet sich der Kunde dann zu diesem Termin nicht, können Sie ein zweites Mal nachfassen, d.h. Sie lassen wieder etwas von sich hören, am besten mit einer zusätzlichen Information, die für den Kunden nützlich ist. Das dritte Mal kommt dann, wenn sich der Kunde zum vereinbarten Termin wieder nicht meldet. Fragen Sie dann auch nach, ob Sie dem Kunden auf irgendeine Weise behilflich sein können, um die Frage des Auftrags zu klären (eventuell können Sie ihm Argumente liefern, falls er das Projekt intern an einen Vorgesetzten oder Kollegen verkaufen muss). Ab diesem Zeitpunkt habe ich das Angebot nicht mehr direkt nachgefasst, sondern den Kunden immer mal wieder schriftlich oder per E-mail mit interessanten Infos versorgt. Dass hat den Kunden weder genervt noch unter Druck gesetzt, aber der Kontakt blieb bestehen.

Wann sollten Sie mit dem Nachfassen wirklich ganz aufhören? Wenn Sie den Kunden wirklich irgendwann nerven oder klar ist, dass Sie nie einen Auftrag bekommen werden, dann sollten Sie ihn wirklich in Ruhe lassen. In jedem anderen Fall kann sich ein "mit-Informationen-in-Kontakt-bleiben" auch nach längerer Zeit auszahlen. Einmal bekam ich eine Anfrage von einem großen deutschen Konzern. Ich machte ein Angebot, fasste einige Male nach und ließ den Kunden dann nach einigen Wochen in Ruhe, da er offensichtlich wichtigere Baustellen hatte. Ein Jahr später kam aber der Kunde wieder auf mich zu und ich bekam einen Auftrag. Nicht denselben wie mein ursprüngliches Angebot, aber einen anderen (durchaus lukrativen). Es lohnt sich also, beim Kunden durch professionelles Nachfassen einen guten Eindruck zu hinterlassen und keinesfalls die beleidigte Leberwurst zu spielen, wenn es zu keinem Auftrag kommt. Pflegen Sie weiterhin den Kontakt, wenn es ein interessanter Kunde ist. Auf diese Weise erhalten Sie sich die Chance auf einen zukünftigen Auftrag.

Zum Schluss noch ein Negativ-Beispiel aus eigener Erfahrung: Eine Werbeagentur hatte mir ihre Dienste per E-mail angeboten. Ich schrieb zurück, dass ich keinen akuten Bedarf hätte, aber wenn Ihnen etwas zu meinen Unternehmungen einfallen würde, sei ich für Ideen immer offen. Ihre Antwort? "Wir würden Ihnen gerne unsere Mappe schicken." Was sie dann auch taten. Und dann? Nichts mehr. Weder hatte die Agentur auf meine Aufforderung reagiert, mir konkrete Ansatzpunkte für Marketingverbesserungen zu nennen, noch habe ich nach der Zusendung der Agenturmappe - um die ich nicht  gebeten hatte - etwas von ihnen gehört. Das war eher ein Null-Nachfassen-Minus. Genauso funktioniert es eben nicht, schon gar nicht für eine Werbeagentur.

Fassen Sie Ihr Angebot nach und zwar nicht einfach so, sondern individuell, am Kunden interessiert und möglichst mit einem "Plus".